H. Sertifikasi ISO 9001 Quality Manajemen Yg di Terapkan Oleh PT. Laksanatama Tiara Fajarindo PT. LAKSANATAMA TIARA FAJARINDO INDONESIA Terlengkap

PT. LTF ,mengacu pada Manajemen ISO 9001 dengan perincian sbb: A. AKUNTANSI & KEUANGAN A.1 PETA BISNIS PROSES AKUNTANSI & KEUANGAN A.2 UMUM Untuk memastikan bahwa proses pembayaran dan penagihan serta laporan keuangan maupun perpajakan dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu, serta menjamin tidak terjadinya penurunan mutu atau kerusakan terhadap barang selama proses penanganan, penyimpanan dan pengeluaran maka telah ditunjuk sebagai penanggung jawab adalah departemen Finance dan Accounting (FAC). A.3 PROSES BILLING Untuk memastikan proses penagihan ke tenant berjalan dengan benar, maka perusahaan akan membuat invoice dan melakukan monitoring terhadap pembayaran dari customer sesuai dengan tanggal jatuh tempo invoice yang telah ditetapkan. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Proses Billing A.4 PROSES CASH FLOW Dana yang diterima dari tenant akan dicek untuk dipastikan bahwa dana tersebut sudah diterima perusahaan. Pembayaran akan dilakukan berdasarkan dokumen pendukung yang valid serta telah diperiksa dan disetujui oleh Chief FAC. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Proses Cash Inflow 2. Rencana SMM Proses Cash Outflow A.5 PROSES BUDGET Finance Accounting bertanggung jawab untuk membuat rencana budget bulanan dan tahunan berdasarkan data-data dari setiap departemen. Budget yang dibuat akan diperiksa dan disetujui oleh EM/AM yang kemudian diverifikasi oleh CM. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Proses Budget A.6 PROSES REPORTING KEUANGAN Untuk memastikan sumber dan penggunaan dana secara optimal dan rencana kerja terlaksana secara efektif dan efisien yang dapat mencerminkan posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan, maka FAC bertanggung jawab membuat laporan keuangan yang menyajikan angka-angka yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan oleh pihak-pihak terkait. Laporan keuangan yang dibuat akan didistribusikan oleh FAC Holding melalui data General Ledger PHA & MAA. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Proses Pelaporan Keuangan A.7 PROSES INVENTORY Barang dari supplier akan diterima oleh storekeeper (SK) untuk kemudian dilakukan pengecekan untuk memastikan kesesuaian barang dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi baik sebelum diserahkan ke departemen terkait atau pada saat dibutuhkan, maka disiapkan tempat penyimpanan barang jadi dengan pembagian area yang teridentifikasi. Penyusunan barang jadi berdasarkan jenis dan nama barang sesuai dengan lay out. Selama proses penyimpanan harus dipastikan bahwa barang tetap tersimpan dengan baik (fisik, mutu dan kebersihan), aman, mudah diidentifikasi dan dicari, maka SK melakukan pencatatan, pemantauan, baik kondisi barang maupun lingkungan, melakukan stock opname dan cara penyimpanan yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pengeluaran barang didasarkan atas Material/Service Request Slip dan akan dibuatkan Issuance Slip. Setiap pengeluaran barang akan dicatat pada program inventory. Untuk memastikan akurasi data dan kesesuaian barang yang ada di gudang dengan data stock computer/kartu stock, maka dilakukan proses stock opname setiap 3 bulan. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Proses Inventory 2. Rencana SMM Proses Stock Opname 3. Prosedur Inventory 4. Prosedur Stock Opname A.8 PROSES TAX Seluruh dokumen/data pajak tiap bulannya akan diperiksa keakuratannya untuk kemudian dilakukan pembayaran pajak. Semua data perpajakan akan dikumpulkan untuk dibuatkan laporan pajak setiap bulannya. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM ProsesTax B. PROJECT B.1 PETA BISNIS PROSES PROJECT B.2 UMUM Untuk meningkatkan pelayanan kepada tenant maka diperlukan pengembangan dan pembangunan fasilitas-fasilitas yang menunjang. Dalam proses penambahan/pembangunan fasilitas diperlukan kegiatan feasibility study terlebih dahulu agar sesuai dengan business plan yang direncanakan. Agar pelaksanaan kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar maka ditunjuk sebagai penanggung jawab adalah departemen project holding (PRJ) B.3 PROSES PERENCANAAN DESAIN Project Coordinator (PC) dibantu oleh Asisten PC (APC) dan Landscape Archirtect (LDA) akan mempersiapkan rencana untuk setiap desain yang ditangani. Data-data yang diterima (sket dan spesifikasi), standar desain yang berlaku, peraturan/ketentuan pemerintah setempat merupakan input dalam menghasilkan basic desain yang dibuat oleh konsultan desain. Basic desain yang telah disetujui Presiden Direktur/Direktur akan diproses lanjut untuk mendapatkan final desain berupa gambar-gambar struktur, arsitektur atau landscape dan spesifikasi. Hasil final desain yang disetujui diberi identifikasi berupa tandatangan dan cap approved dari PC/APC. Hasil desain harus memenuhi persyaratan desain dan sebelum diloloskan maka harus dilakukan review terhadap hasil desain tersebut. Pada tahap tertentu dari desain, dilaksanakan verifikasi desain untuk memastikan hasil desain memenuhi persyaratan masukan desain. Validasi desain dilakukan untuk menjamin bahwa fasilitas yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan yang telah ditetapkan. Seluruh perubahan desain atau modifikasi desain diidentifikasikan, ditinjau dan dan disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum direalisasikan. Gambar-gambar teknik meliputi gambar kerja (shop drawing) dan as built drawing. Penomoran gambar mengikuti ketentuan yang berlaku di perusahaan atau sesuai dengan kesepatan dengan konsultan desain. Pengendalian dilakukan dengan membuat daftar gambar kerja dan daftar distribusi gambar kerja. Gambar-gambar kerja dengan stempel “For Construction” didistribusikan kepada pengawas maupun kontraktor dimana gambar-gambar tersebut dibutuhkan. Gambar yang mengalami perubahan akan diidentifikasi dan gambar yang sudah tidak berlaku akan ditarik atau dihindari dari penggunaan. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Project PT. XXX 2. Prosedur Pengendalian Desain 3. Prosedur Pengendalian Gambar Teknik B.4 PROSES KONSTRUKSI DAN KEBERSIHAN PROYEK/UMUM Untuk memastikan fasilitas yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan mutu dan waktu yang telah ditentukan, maka PC/EM/AM bertanggung jawab untuk mengontrol kualitas dan skedul serta koordinasi dengan pihak-pihak terkait selama proses konstruksi. Setelah fasilitas selesai dibangun, Manajemen Konstruksi yang ditunjuk atau inhouse akan melakukan pemeriksaan akhir sebelum dibuatkan berita acara. Untuk memastikan lingkungan gedung dalam kondisi bersih dan hijau, maka project bertanggung jawab membuat rencana kerja dan jadwal permbersihan. Hasil kegiatan akan dicek dengan menggunakan checklist yang tersedia. Dokumen terkait : 1. Prosedur Pengendalian Proses Konstruksi 2. Prosedur Pengendalian Kebersihan Proyek/Umum B.5 PROSES SELEKSI DAN EVALUASI SUBKONTRAKTOR Untuk semua kegiatan yang tidak dilakukan inhouse meliputi : feasibility study, desain, pembangunan, manajemen konstruksi dan quantity surveyor; maka PC akan menunjuk konsultan yang sesuai dengan kegiatan tersebut dan yang sudah masuk dalam Daftar Konsultan Resmi. Untuk memastikan bahwa pengadaan jasa konsultan dan kontraktor sesuai dengan persyaratan, maka perusahaan melakukan seleksi dan evaluasi terhadap konsultan dan kontraktor yang mampu memenuhi kriteria dengan metode verifikasi. Dokumen terkait : 1. Prosedur Pengadaan Jasa Feasibility Study 2. Prosedur Pengadaan Jasa Konsultan Desain 3. Prosedur Pengadaan Jasa Manajemen Konstruksi 4. Prosedur Pengadaan Jasa Quantity Surveyor 5. Prosedur Pengadaan Jasa Kontraktor C. HUMAN RESOURCES DIVISION C.1 PETA BISNIS PROSES HUMAN RESOURCES C.2 UMUM Untuk memastikan proses pengembangan dan administrasi sumber daya manusia berjalan dengan baik pada setiap unit, maka ditunjuk HRD sebagai penanggung jawabnya. C.3 PROSES REPORTING Untuk memastikan proses pelaporan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia di unit berjalan dengan lancar, maka setiap bulannya chief HRD akan menyerahkan laporan bulanan kepada HRD untuk dianalisa dan evaluasi sistem pelaporannya. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Reporting Proses C.4 PROSES MONITORING Berdasarkan laporan bulanan dari HRD , akan memonitor kegiatan HRD dan melakukan identifikasi permasalahan yang ada. Jika ditemukan masalah akan dilakukan tindakan perbaikan untuk kemudian ditindaklanjuti. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Monitoring Proses C.5 PROSES AUDIT Untuk memastikan proses yang ada di HRD berjalan sesuai dengan prosedur/standar yang telah ditetapkan, maka HRD akan melakukan audit terhadap kegiatan-kegiatan yang ada secara berkala. Hasil audit akan disampaikan ke unit untuk diperbaiki dan dilakukan verifikasi keefektifan terhadap tindakan tersebut. HRD bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi terhadap keefektifan proses audit yang dilakukan. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Audit Proses C. 6 PROSES HRD Untuk program/ aktivitas HRD unit dalam bentuk pengajuan proposal harus mendapatkan persetujuan dari HRD sebelum dilaksanakan. HRD akan melakukan verifikasi untuk kemudian disetujui oleh Presiden Direktur. HRD holding akan memonitoring pelaksanaan proposal tersebut untuk memastikan kesesuaiannya. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM HRD Activity Process. D. FINANCE & ACCOUNTING D.1 PETA BISNIS PROSES FINANCE & ACCOUNTING PUSAT D.2 UMUM Untuk memastikan kelancaran bisnis perusahaan berjalan dengan baik serta pengelolaan dana yang efektif pada setiap unit, maka ditunjuk Finance & Accounting (FAC) PUSAT sebagai penanggung jawabnya. D.3 PROSES REPORTING Untuk memastikan ketersediaan dana dan proses cashflow di unit sesuai, maka setiap bulannya chief FAC masing-masing unit akan menyerahkan laporan bulanan kepada FAC PUSAT untuk diperiksa kebenarannya dan evaluasi sistem pelaporannya. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Reporting Proses D.4 PROSES MONITORING Berdasarkan laporan bulanan dari FAC unit, FAC PUSAT akan memonitor fungsi dan kegiatan FAC unit serta melakukan identifikasi permasalahan yang ada. Jika ditemukan masalah akan dilakukan tindakan perbaikan untuk kemudian ditindaklanjuti. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Monitoring Proses D.5 PROSES AUDIT PUSAT Untuk memastikan efisiensi, kewajaran dan validitas transaksi pengeluaran uang, maka FAC PUSAT akan melakukan audit terhadap cashflow triwulan secara berkala. Hasil audit akan disampaikan ke Presiden Direktur dan ke unit untuk diperbaiki jika terdapat ketidaksesuaian. FAC PUSAT akan melakukan verifikasi keefektifan terhadap tindakan tersebut serta melakukan evaluasi terhadap keefektifan proses audit yang dilakukan. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM Audit Proses 17.6 PROSES FINANCIAL Untuk transaksi keuangan tertentu yang berhubungan dengan holding/group, maka diperlukan persetujuan dari FAC PUSAT sebelum dilaksanakan. Permohonan akan diserahkan ke Commercial Manager (CM) dan Presiden Direktur untuk persetujuan. CM akan memonitor pelaksanaan kegiatan tersebut untuk memastikan kesesuaiannya. Dokumen terkait : 1. Rencana SMM PUSAT Finance & Accounting Activity Proses E. QUALITY ASSURANCE E.1 PETA BISNIS PROSES QUALITY ASSURANCE E.2 UMUM Proses ini bertujuan untuk memastikan terjadinya perbaikan terus menerus pada sistem manajemen mutu yang diterapkan, terkendalinya dokumen dan catatan mutu yang mendukung dan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan. Agar proses perbaikan terus menerus dapat berjalan dengan baik, telah ditunjuk sebagai penanggung jawab adalah Quality Assurance Manager (QA Manager). E.3 PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU Sekretariat bertanggung jawab untuk koordinasi dalam penerbitan dan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu. Untuk memudahkan pengelompokan dan penelusurannya, setiap dokumen diidentifikasi dengan pemberian judul dan/atau nomor sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan dicatat dalam suatu daftar induk dokumen. Untuk mengendalikan dokomen diberikan beberapa status, yaitu : 1. Original dokumen, yaitu dokumen asli yang disimpan oleh QA Manager/Sekretariat. Setiap original dokumen diberi tanda stempel “ORIGINAL” pada setiap halaman dokumen. 2. Controlled dokumen, yaitu copy dari original dokumen dan didistribusikan ke bagian yang membutuhkan dokumen tersebut serta dikendalikan. Setiap ada perubahan pada original dokumen, maka pemengang dari controlled dokumen akan diberikan copy yang baru, sedangkan copy yang lama akan ditarik dari peredaran. Setiap copy dokumen yang dikendalikan diberi stempel “COPY” pada halaman dokumen. 3. Uncontrolled dokumen, yaitu copy dari original dokumen yang tidak dikendalikan, yang berarti jika tejadi perubahan maka pemegang copy dokumen ini tidak perlu diberikan copy yang terbaru. Setiap dokumen yang tidak dikendalikan, diberi stempel “INFORMATION ONLY” pada halaman dokumen. 4. Obsolete dokumen, yaitu original dokumen yang sudah kadaluarsa, dalam arti sudah ada revisi terbaru. Original dokumen yang sudah kadaluarsa, dipisahkan dalam arsip tersendiri dan diberi stempel “OBSOLETE” pada setiap halaman dokumen. Untuk perubahan atau revisi pada manual mutu akan dilakukan dengan menarik/merevisi bagian atau manual mutu yang mengalami perubahan dan mencetak miring serta dicatat pada bagian status dan sejarah revisi. Dokumen eksternal dikendalikan oleh masing-masing departemen dengan membuat daftar dokumen eksternal. Dokumen terkait : 1. Prosedur Pengendalian Dokumen E.4 PENGENDALIAN CATATAN Untuk memastikan catatan mutu tetap terpelihara selama masa penyimpannya maka perusahaan membuat prosedur yang mengatur tata cara penyimpanannya. Setiap catatan mutu teridentifikasi masa simpannya, penyimpannya dan cara penyimpannya dalam daftar catatan mutu untuk memudahan pemantauannya. Bila masa retensi penyimpanan catatan sudah berakhir dan tidak dibutuhkan lagi maka catatan dapat dimusnahkan. Dokumen terkait : 1. Prosedur Pengendalian Catatan E.5 AUDIT MUTU INTERNAL Untuk memastikan sistem manajemen mutu diterapkan secara konsisten, maka perusahaan melakukan audit mutu internal yang terjadwal secara periodik dan terencana. Pada pelaksanaan audit diterbitkan laporan audit yang berisi temuan-temuan selama audit. Ketidaksesuaian yang ditemukan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan diverifikasi oleh suatu tindak lanjut yang dicatat dalam “Non-Conformance Report”. Dokumen terkait : 1. Prosedur Internal Audit E.6 PENGENDALIAN PEKERJAAN YANG TIDAK SESUAI Untuk menghindari pelayanan jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi diberikan ke tenanat, maka akan dicatat dalam Laporqan LK3 untuk ditindak lanjuti. Sedangkan untuk pekerjaan yang tidak sesuai dan telah diserahkan ke tenant maka QA Manager akan menerbitkan Corrective Action Request untuk dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan oleh departemen terkait. Untuk semua pekerjaan yang telah diperbaiki/ditangani akan diperiksa ulang untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut sesuai dengan spesifikasi/standar yang telah ditetapkan. Dokumen terkait : 1. Prosedur Pengendalian Pekerjaan Tidak Sesuai E.7 TINJAUAN MANAJEMEN Untuk memastikan sistem manajemen mutu sudah memenuhi persyaratan ISO 9001 dan diterapkan secara efektif dan efisien, maka perusahaan mengadakan tinjauan manajemen yang terencana dan terjadwal secara periodik dan dipimpin oleh manajemen puncak serta dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen departemen lainnya. Tinjauan manajemen ini dilaksanakan dengan mengunakan bahan input yang berupa laporan kinerja antara lain hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian pelayanan jasa, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta rekomendasi untuk peningkatan sistem manajemen mutu untuk kemudian ditinjau dan dianalisis. Hasil dari rapat tinjauan manajemen yang berupa peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu termasuk perbaikan pelayanan jasa dan kebutuhan sumber daya dituangkan dalam sebuah atau beberapa kesimpulan dan rencana tindak lanjut yang berbentuk notulen. QA Manager bertanggung jawab memonitor tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen. Dokumen terkait : 1. Prosedur Tinjauan Manajemen E.8 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Untuk memastikan terlaksananya kegiatan perbaikan dan pencegahan dengan efektif, maka perusahaan mempelajari input data yang berasal dari pelanggan, hasil audit dan tinjauan manajemen ataupun sumber lainnya (ketidaksesuaian pekerjaan atau proses) untuk diidentifikasi permasalahan yang timbul atau berpotensial untuk timbul. Kemudian dicari akar penyebabnya dan dibuatkan rencana untuk tindakan perbaikan dan pencegahan. Untuk setiap ketidaksesuaian yang membutuhkan perbaikan dan pencegahan dievaluasi untuk menjadi masukan dalam peningkatan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001. Setelah tindakan perbaikan dan pencegahan dilaksanakan, maka dilakukan verifikasi untuk mengetahui hasil keefektifan dari tindakan perbaikan dan pencegahan tersebut. Dokumen terkait : 1. Prosedur Tindakan Perbaikan 2. Prosedur Tindakan Pencegahan E.9 ANALISA DATA DAN PENINGKATAN Dalam memelihara pemenuhan persyaratan yang ditetapkan atau untuk melakukan peningkatan maka dilakukan analisis terhadap data-data yang ada dengan menggunakan teknik statistik yang sesuai. Pelaksanaan teknik statistik dimulai dari pengumpulan data dan menganalisis data-data tersebut untuk dibuat informasi sebagai input untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atau penyempurnaan bilamana perlu serta pencapaian sasaran mutu. Dokumen terkait : 1. Prosedur Analisa Data dan Teknik Statistik